コミュニケーション

【共有】上司とのコミュニケーションが難しいと思わなくなる3つの工夫

「自分の思いが伝わらない・・・、特に上司とのコミュニケーションって難しい」

コミュニケーションって相手あってのものですから、難しいのは当然です。

こちらが伝えたつもりでも相手に伝わってなかったら、コミュニケーションができているとはいえないですから。

今回は、会話はチームで頻繁にするのに結果が出せない人についてなぜ上手くいかないのかをお話ししましょう。

上司とのコミュニケーションが難しいと思った理由を3つの事例から紹介

細目にコミュニケーションを取っていたのに結果が出ない

私の会社には、誰とでもコミュニケーションが気軽にでき、仕事の知識も豊富な一見仕事ができそうな人がいます。

彼には部下が数人いるのですが、部下に対しては先輩らしく、『ここを直したらよくなる』『相手がこうきたらこう対処する』といったような端から見てもそれなりに的確なアドバイスをしています。

ですから、チームとしても結束力があるため、チームとして結果が出てもよさそうなのですが、ことごく納期に対して遅れていくということが散見されていました。

彼は部下に対して、これをやりなさい、あれをやりなさいと細目に指示しているにも関わらずですよ。

また、対上司に対しても同様にコミュニケーションが上手くいってませんでした。

そのようなわけで、客観的に見て彼より個人スキルは高くないけれど、結果を出している人と彼を比較してみたのです。

その結果、ある一つの大きな違いがあることがわかったんですね。

その結果とは、『コミュニケーションの結果を文書化するかしないか』の違いでした。

能力の高い彼は、部下たちに口頭で指示はするものの、指示を文書化することまでの指示はしていませんでした。

文書化つまり、業務計画に落し込むという作業指示です。

一方、個人的なスキルはそれほど高くないもう一人の彼は、しっかりと業務計画落とすように指示を出していたのです。

人は口頭での指示に対して記憶しようとはするものの、どうしても目に触れることがないため、言われたことを忘れないように定期的に頭の中で反復する人以外は、記憶に留めておくのが難しいのです。

ですから、まず忘れてしまうという問題もありますし、優先度を下げてしまうということにも繋がるのです。

今回の失敗はまさに、そのことが要因でチーム全体の結果が出なかったと言えるでしょう。

文書化するとその文字が目に入ります。目に入る回数が多いほど、脳はそれを大事なこととして受け止めて、優先度を上げていくのです。

ですから、文書化して自分の覚えとすると共に、チームに共有してフォローしてもらえるように運用していたもう一人の彼が、チームとして結果を出す上では正解でしょう。

コミュニケーションを多く取っていたのに結果が出ない

コミュニケーションをすればするほど結束力が高まっていいようなイメージですが、過剰なコミュニケーションは馴れ合いを生みます。

人は適度な緊張感がないと最大のパフォーマンスが出ないと言われています。

最もパフォーマンスが高くなるフロー(ゾーン)な状態の時は適度な緊張感が保たれているといわれており、馴れ合いの中では緊張感が生まれ難いといえるでしょう。

仕事に入ったら瞬時に上司と部下の関係に戻れるいいですが、大抵の人はその切り分けができておらず、馴れ合いをそのまま仕事に持ち込んでパフォーマンスが下がっているように見えます。

ですから、メリハリをつけて切り分けができる自信がないならば、適度な距離を保って馴れ合いとなるのを防いだほうが結果が出るでしょう。

また、本来の目的を忘れてコミュニ―ションにやたら時間を掛けている人もダメです。

自分の仕事が進まないのはもちろんのこと、相手の時間も無意味に奪っているわけですから、アウトプットを出すためのコミュニケーションを終えたら、ダラダラと話す必要もないでしょう。

もしコミュニケ―ションを深めたいのなら、休み時間や仕事終わりの飲み会などで実施すべきです。

リーダーが人一倍働いているのに結果が出ない

会社規模にもよりますが、会社内では大抵はチームで動くものです。

そして、一人で裁き切れない量があるからこそ多くの労働者がそこにはいるわけです。

ですから、チームというものは一人がヤバければサポートに入ったり、仕事を分散させたりなどして、目標を達成していかなければなりません。

ですから、各担当が現在どういう仕事を抱えていて、何が上手く進んでいないかをリーダーが把握し、パズルを解くかのごとく負荷調整を行って納期に間に合うように取り組む必要があります。

そのような中で、リーダー自体が仕事を抱え過ぎていてオバーフローな状態になっていては話になりません。

無駄な仕事はどんどん切り捨て、それでも回らない場合は、部下に仕事を一部振るなどして目的を達成しなければならないのです。

リーダーが先頭になって、多くの仕事をこなすというのは時代遅れといっていいでしょう。

コミュニケーションが独りよがりとならないために

コミュニケーションが独りよがりとならないための対処法をまとめると以下のようになります。

・コミュニケーションの結果を文書化する

・適度な緊張感を持つ

・各担当が現在どういう仕事を抱えていて、何が上手く進んでいないかを共有する

ミスコミュニケーションを起こしているなら、まずは文書で情報を誰もが見える形で共有した上で相互理解を深め、馴れ合いを起こさない距離間で仕事を進めると、仕事が上手く回っていくと思います。

まずは騙されたと思ってお試しあれ。

以上、コミュニケーションって難しいと思わなくなる3つの工夫でした。

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