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【円滑】ファシリテーターを上手にこなすコツ

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「ファシリテーターって何?具体的にどういうことするの?」

ファシリテーターってあまり聞き馴染みがないかもしれませんが、欧米ではごくごく一般的に活躍しています。

そんなファシリテーターについて紹介していきましょう。

ファシリテーターとは

で、ファシリテーター(facilitatior)って何なの?

その疑問に対して答えるとすると、ファシリテーション(Facilitation)する人、つまり物事を促進する役割を担う人になります。

分かりやすく言うと、会議の司会進行と情報交通整理役を兼ね備えた感じですね。

ファシリテーターの役割

ファシリテーターが活躍するのは会議の場です。

ファシリテーターはあくまで中立的な立場から会議の支援を行い、自らはその会議でしゃしゃり出るようなことはしません。

例えば、ファシリテーターは会議の議事進行や会場のセットは担当したり、参加者に意見を促したりしますが、自らの考えを述べて参加者に同意を求めたり、意思決定をしたりすることはしないのです。

つまり、公平で客観的な立場から会議のサポートを行い、参加者の意見を最大限引き出して、話をまとめ上げることを主とするのです。

ファシリテーターに求められる能力

議題をあらゆる角度から見る能力

議論が停滞した時には、議論が活発になるようにファシリテーターが仕掛ける必要があります。

議論を再度活発にするためには、同じ方向性で議論しても新たな意見が出てこないため、別の切り口から議題を見つめなおす必要があります。

今まさに議論中の参加者達は、議論に集中するあまりどうしても視野が狭くなってしまうので、一つの切り口でずっと議論しがちです。

ですから、何とか停滞を打破しようとしてはいるものの一つの切り口がどうしても頭の中に刷り込まれているため、新たな角度での議論が難しい状態なのです。

そんな状況を打破するきっかけを与えるのがファシリテーターで、議論をある意味冷静な目で見つめ、新たな視点をそれとなく提供してあげる能力がファシリテーターには求められます。

参加者の意見を引き出す能力

参加者が意見しないことには、当然議論も活性化しません。

参加者の中には積極的な人や口数が少ない人など様々な性格の人が参加しています。

積極的な人はもちろん自ら会話に入ってきますが、口数が少ない人は相手に気をつかって自ら意見することはしません。

そのような状況が続き、積極的な人の一人舞台になった場合に、ファシリテーターが介入して寡黙な人から意見を引き出すのです。

意見を引き出すといっても単に意見を引き出すのではなく、他の参加者に気づきを与えるような意見を引き出すよう質問することが一流のファシリテーターです。

情報を整理する能力

会議は全員が議題を自分事と捉え、議論に参加して全員で答えを出すことで成功となります。

議論が白熱してくると、積極的な人が場を支配して議論をどんどん進めていきます。

その状況自体良いことなのですが、一部の人で議論が進められていく内に、残りの人が議論についていけてないことがあります。

そうなると残りの人の知恵が議論に入ってこないために、本来あるべき結論に行くべきだったのが、一部の人の意見に偏った結論に最悪なってしまう可能性が出てきます。

そこで活躍するのがファシリテーターです。

ファシリテーターは議論の盛り上がりを遮らずに、適切なタイミングで情報を整理するように参加者に促す空気を読むという能力が必要なのです。

そのようにすることで、議論についていけていない人が先頭を切って議論している人の目線に追いつくようにするのです。

そして、その時に次に繋がるようなまとめ方をアドバイスすることもポイントです。

これができれば全員参加型の会議となり、議論も活発しつつ、一人の意見に偏った結論へとならないはずです。

因みに、大勢で会議を実施すると無難な結論へと大概集約します。無難ですが、社会的に間違いのない結論となるため、正しい結論を導きたいなら会議という手段は有効です。

逆にいうと、尖った意見が消される可能性が高いということ。

ですから、何か新しいことをやりたいなら少人数か、一人で決断して実施するのがよいと思います。

意見を集約して結論を導き出す能力

議論が佳境を迎え、様々な意見を集約する時が来ました。

そこで重要なのが、意見を集約するために必要なグループ化能力です。

グループ化するためには各意見を上位の言葉に捉え直す必要があります。例えば、水、サイダーはドリンクというグループに分類されますよね。

これと同様に、各意見はどんなグループになるんだろう?といった具合にまずグループの切り口を大きく捉え、必要なグループかどうかの見極め能力が重要です。

そして、絞り込まれたグループの中からこれだという意見を行動に移せるように具体化し、行動計画と担当を割り振るところまで持っていきます。

ファシリテーターを上手に行うためのコツ

ファシリテーターを上手に行うためのコツをまとめますと、ファシリテーターに求められる能力を高めるということになります。

具体的には、以下の5つです。

①客観的立場からの会議サポート

②議論を冷静な目で見つめ、新たな視点を提供する

③他の参加者に気づきを与えるような意見を引き出す質問をする

④議論の盛り上がりを遮らずに、適切なタイミングで情報整理させる

各意見をグループ単位に分類するための捉え方と議題に対する必要性見極め

この中でも他人との差が明白になるのが、②と③の差によるものです。

例えば『②議論を冷静な目で見つめ、新たな視点を提供する』は、日頃からあらゆることに対して疑問を持ち、考えることによって新たな視点を獲得できます。

具体的には、本や新聞を読んだら自分の意見はこうだと考えたり、反対の意見がないかをネットで調べてみるのです。そうすることで、新たな視点を獲得する訓練をするのです。

そしてもう一つの『③他の参加者に気づきを与えるような意見を引き出す質問をする』に対しては、参加者が何についてわかってないかという傾向を表情やしぐさから読み取ることを意識します。

相手が何をわかってないかを理解したら、それに関連する回答となるような質問をぶつけてやればいいのです。

今回はコツの一部を紹介しましたが、より上手になるようなテクニックについては別途紹介するとしましょう。

ということで、今回はここまでです。

以上、ファシリテーターを上手こなすコツでした。

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